Baca ketentuan lamaran terlebih dahulu
Siapkan lamaran kerja: langkah demi langkah
Pilih ketentuan bentuk dokumen yang tercantum dalam iklan lowongan, email, atau portal lamaran kerja. Setelah itu, Anda akan melihat petunjuk yang sesuai dan dapat mencentang sendiri langkah-langkahnya.
Tidak ada aturan umum untuk ukuran berkas, jumlah halaman, atau dokumen yang diminta. Ketentuan pemberi kerja untuk lamaran kerja ini yang berlaku. Pilihan Anda hanya mengubah petunjuk yang ditampilkan.
Anda belum mengetahui persyaratannya
Baca terlebih dahulu iklan lowongan, email perusahaan, atau portal lamaran kerja. Jika tidak menemukan informasi tentang format dan batasannya, tanyakan kepada pemberi kerja. Tidak adanya informasi bukan berarti tidak ada batasan.
Cari persyaratan
Perhatikan format yang diizinkan, apakah diperlukan satu PDF atau kolom terpisah, urutan, serta batas per berkas, ukuran total, jumlah berkas, dan jumlah halaman.
Catat beserta satuannya
Catat setiap batas beserta satuannya, misalnya MB atau MiB. Beberapa batas dapat berlaku sekaligus.
Perjelas informasi yang belum ada
Jika ada informasi yang belum tersedia, tanyakan kepada pemberi kerja sebelum menggabungkan atau memperkecil berkas.
Hanya setelah mengetahui semua persyaratan, Anda dapat mengetahui apakah perlu menggabungkan, memperkecil, atau melakukan keduanya.
Semua dokumen dalam satu berkas
Gabungkan dokumen Anda menjadi satu PDF hanya jika pemberi kerja meminta atau secara tegas mengizinkannya. Setiap dokumen yang diminta harus tetap lengkap.
Atur urutan
Jika pemberi kerja menetapkan urutan, ikuti urutan tersebut. Atur sebelum menggabungkan berkas.
Gabungkan dan simpan
Gabungkan sendiri berkas-berkas tersebut dan simpan hasilnya sebagai berkas baru. Tetap simpan berkas asli Anda.
Perkecil jika perlu
Jika PDF yang telah disimpan terlalu besar, pilih sendiri di alat untuk memperkecil ukuran. Tidak setiap proses menghasilkan penghematan ukuran.
Hasil pemindaian yang sangat besar mungkin perlu Anda perkecil satu per satu terlebih dahulu, karena alat kami juga memiliki batas. Tidak ada yang diteruskan secara otomatis antaralat.
Setiap dokumen di kolomnya masing-masing
Jika portal menyediakan kolom terpisah, dokumen yang sesuai tetap dipisahkan. Periksa setiap berkas terhadap batas per berkas serta batas ukuran total atau jumlah berkas, jika ada.
Tentukan dokumen untuk setiap kolom
Tempatkan dokumen yang sesuai di setiap kolom, lengkap dengan semua halaman, stempel, dan tanda tangan.
Perkecil satu per satu
Perkecil hanya berkas yang terlalu besar, dan mulai setiap percobaan dari berkas asli.
Hitung ulang untuk memeriksa batas
Bandingkan jumlah bita yang tepat dari setiap berkas yang disimpan dengan batasnya, dan perhatikan satuannya.
Jangan gabungkan dokumen untuk kolom terpisah menjadi satu berkas, meskipun itu lebih praktis.
Daftar periksa ini tidak membaca berkas, tidak meminta data pribadi maupun informasi tentang pemberi kerja, dan tidak mengirim apa pun. Pilihan dan tanda centang tidak disimpan. Semuanya akan hilang saat halaman dimuat ulang atau saat Anda memilih “Atur ulang”.
Sebelum mengubah berkas, baca petunjuk dalam iklan lowongan, email dari perusahaan, atau portal lamaran kerja. Di sana tercantum ketentuan khusus untuk lamaran tersebut, yang sering kali lebih dari sekadar satu angka. Sebelum memulai langkah pertama, catat:
- format yang diizinkan: hanya PDF atau juga jenis berkas lain
- apakah diminta satu PDF saja atau lampiran terpisah, misalnya kolom unggahan tersendiri untuk setiap dokumen
- batas ukuran maksimum per berkas
- batas ukuran maksimum untuk semua berkas secara keseluruhan
- jumlah maksimum berkas yang diizinkan
- batas jumlah halaman, jika disebutkan
- penulisan batas secara persis, misalnya MB, MiB, atau “di bawah 5 MB”
Beberapa batas ini dapat berlaku sekaligus. Misalnya, sebuah portal mungkin mengizinkan 5 MB per berkas sekaligus paling banyak tiga berkas. Setelah mengumpulkan semua ketentuan, barulah kamu tahu apakah perlu menggabungkan, mengompres, atau melakukan keduanya, serta apa yang menjadi tolok ukur hasil akhirnya.
Berapa ukuran berkas lamaran kerja yang diperbolehkan?
Tidak ada batas yang berlaku di seluruh Jerman. Nilai seperti 2 MB atau 5 MB sering muncul dalam panduan dan forum, tetapi hanya berlaku jika pemberi kerja menyebutkannya secara tegas. Daftar periksa dokumen lamaran dari Bundesagentur für Arbeit (per Desember 2024) juga menyebut 4 MB hanya sebagai ukuran yang umum dan merujuk pada batas maksimum yang ditentukan pemberi kerja. Jika tidak menemukan keterangan, kamu bisa bertanya kepada narahubung yang disebutkan, alih-alih menebak suatu angka.
Hanya sertakan dokumen yang diminta dengan urutan yang benar
Kirimkan apa yang diminta dalam lowongan, dan pastikan setiap dokumen yang diminta lengkap. Dokumen bukti kualifikasi tiga halaman tetap harus terdiri dari tiga halaman dalam versi yang diperkecil, lengkap dengan kop surat, tanggal, stempel, dan tanda tangan.
Jika pemberi kerja menentukan urutan, ikuti urutan tersebut. Jika tidak ada ketentuan, daftar periksa Bundesagentur für Arbeit menyarankan agar dokumen bukti kualifikasi dan lampiran lainnya diurutkan berdasarkan tingkat kepentingannya. Tentukan urutan sebelum menggabungkan berkas agar kamu tidak perlu mengaturnya ulang setelahnya.
Apakah saya perlu menggabungkan CV dan dokumen bukti kualifikasi menjadi satu PDF?
Hanya jika ketentuan lamaran meminta satu berkas saja atau secara tegas mengizinkan dokumen dikirim dalam satu PDF gabungan. Jika terdapat kolom terpisah untuk surat lamaran, CV, dan lampiran, unggah dokumen secara terpisah.
Jika perlu menggabungkannya, kamu bisa menggabungkan dokumen sesuai kebutuhan. Untuk itu, kamu memerlukan setidaknya dua PDF dan mengatur urutannya sebelum menyimpan. Beberapa berkas sumber memerlukan langkah perantara terlebih dahulu:
- Halaman yang difoto atau dipindai dan tersedia sebagai JPG atau PNG perlu kamu ubah menjadi PDF terlebih dahulu.
- Ekspor surat lamaran dan CV dari program pengolah kata langsung sebagai PDF di program tersebut. Hasilnya biasanya lebih rapi daripada tangkapan layar atau cetakan yang dipindai ulang; namun, ukuran berkas yang dihasilkan bergantung pada dokumennya.
- Alat penggabungan tidak menerima formulir PDF yang dapat diisi dengan kolom interaktif, serta PDF yang ditandatangani secara digital atau dilindungi kata sandi; formulir hasil pemindaian tidak termasuk kategori tersebut. Jika berkas berisi komentar atau tautan, akan muncul pemberitahuan, dan kamu perlu memeriksa hasil yang disimpan dengan sangat teliti.
Saat menggabungkan, setiap berkas sumber boleh berukuran hingga 50 MiB, seluruhnya hingga 100 MiB, dan hasilnya paling banyak 250 halaman. Jika hasil pemindaian kamu besar, sebaiknya perkecil satu per satu sebelum menggabungkannya: kompresor juga menerima berkas hingga 50 MiB, sehingga PDF gabungan yang lebih besar tidak bisa dipilih kembali di sana. Dengan cara ini, kamu juga bisa memeriksa setiap dokumen bukti kualifikasi secara terpisah dan, jika perlu, hanya mengolah ulang dokumen tersebut. Jika satu hasil pemindaian saja sudah lebih besar dari 50 MiB, berkas itu tidak dapat digunakan di kedua alat; pindai ulang atau simpan dengan ukuran lebih kecil menggunakan program pemindai atau PDF pada perangkat kamu.
Buka berkas gabungan setelah menyimpannya dan telusuri seluruh halamannya: apakah urutan dan jumlah halaman benar, serta setiap halaman yang diminta sudah ada?
Perkecil hasil pemindaian dan PDF secara terarah
PDF lamaran kerja menjadi sangat besar terutama karena hasil pemindaian dan foto. Halaman yang seluruhnya dipindai atau difoto sebagian besar terdiri dari konten gambar, meskipun hanya menampilkan teks. Halaman tersebut bisa tersusun dari beberapa bagian gambar dan terkadang sudah memiliki lapisan teks dari pengenalan teks sebelumnya. Sebaliknya, CV yang diekspor langsung biasanya berisi teks asli yang dapat diseleksi, dan foto lamaran yang disisipkan hanya merupakan satu elemen gambar pada halaman dokumen biasa. Cara termudah untuk memeriksa keadaan berkas kamu adalah dengan mencobanya sendiri: lihat apakah suatu kata bisa diseleksi atau ditemukan melalui pencarian. Penghematan terutama dapat dilakukan pada bagian yang sarat gambar, tetapi hanya sejauh tulisan dan stempel tetap terbaca. Keterbacaan adalah syarat, bukan sesuatu yang kamu korbankan demi mencapai suatu angka.
Mulai dengan cara yang menjaga kualitas dan bandingkan
- Buka kompres PDF lamaran kerja dan gunakan “Pilih PDF” untuk memilih berkas asli, bukan versi yang sudah diperkecil.
- Pada “Metode”, pilih “Optimalisasi tanpa kehilangan data” terlebih dahulu. Metode ini merapikan struktur internal PDF tanpa melakukan perubahan yang disengaja pada gambar.
- Jika mengetahui batas dari pemberi kerja, centang “Tetapkan ukuran target”. Lalu, melalui pilihan cepat, pilih pengaturan seperti 2 MB atau 5 MB atau masukkan nilai sendiri dalam KB, MB, atau MiB. Setelah proses selesai, kamu akan melihat “Target tercapai” atau “Target tidak tercapai”.
- Mulai dengan “Kompres PDF” lalu bandingkan “Asli” dan “Hasil” halaman demi halaman melalui “Halaman perbandingan sebelumnya” dan “Halaman perbandingan berikutnya”. Perhatikan angka kecil pada nilai dan tanggal, stempel, tanda tangan, serta keutuhan tepi halaman.
- Jika penghematannya belum cukup, pilih kembali berkas asli dan coba “Seimbang”. “File yang lebih kecil” bisa menghilangkan lebih banyak detail gambar; gunakan hanya jika hasilnya tetap mudah dibaca saat dibandingkan.
Berkas asli kamu tetap tidak berubah selama proses ini. Jika suatu proses tidak menghasilkan penghematan, kamu akan mendapatkan berkas asli kembali, bukan berkas yang lebih besar. Mulai setiap percobaan baru dari berkas asli: jika gambar dalam berkas yang sudah diperkecil dengan kompresi yang menghilangkan sebagian data dikompres lagi, detail tambahan bisa hilang.
Kompresor tidak memproses PDF yang ditandatangani secara digital atau dienkripsi dengan kata sandi. Sebaliknya, tanda tangan terlihat yang dipindai merupakan bagian dari gambar halaman dan bukan tanda tangan digital dalam pengertian ini. Sebaiknya kirimkan dokumen bukti kualifikasi yang ditandatangani secara digital tanpa perubahan, atau tanyakan kepada penerima bagaimana dokumen tersebut sebaiknya dikirim.
Bagaimana cara membuat dokumen bukti kualifikasi berukuran di bawah 2 MB dan tetap terbaca?
2 MB adalah batas yang sering kamu baca, tetapi bukan aturan umum. Periksa terlebih dahulu apakah batas itu memang berlaku untuk lamaran kamu. Jika ya, ikuti langkah di atas dan perhatikan saat membandingkan pada metode mana angka atau stempel mulai menjadi buram. Tidak ada alat yang dapat menjamin hasilnya: jumlah penghematan bergantung pada cara hasil pemindaian dibuat.
Kompresor tidak mengubah resolusi pemindaian maupun mode warna, tidak memindai ulang, dan tidak mengenali teks. Jika berkas sumber memang terlalu besar untuk memenuhi batas tersebut, solusinya biasanya ada satu langkah sebelumnya: ekspor ulang dokumen teks langsung sebagai PDF, pindai ulang dokumen bukti kualifikasi, atau gunakan program yang sesuai pada komputer kamu sendiri. Tidak ada satu resolusi yang cocok untuk semua dokumen bukti kualifikasi. Yang menentukan adalah tulisan kecil tetap terbaca dan stempel atau segel berwarna tetap dapat dikenali, termasuk jika warna diperlukan untuk itu. Cara memilih pengaturan yang tepat sejak pemindaian dijelaskan dalam panduan Perkecil PDF hasil pemindaian.
Bagaimana melakukannya di komputer umum tanpa instalasi?
Kamu tidak perlu memasang apa pun: kompresor berjalan di peramban, dan berkas yang dipilih diproses dalam memori peramban tanpa diunggah ke server pemrosesan. Namun, apakah halaman dapat dimuat sepenuhnya dan berfungsi pada komputer di perpustakaan atau tempat fotokopi bergantung pada pengaturan perangkat tersebut.
Berkas yang diunduh kemudian tersimpan di komputer milik pihak lain tersebut, biasanya di folder unduhan. Jika diizinkan, simpan berkas di flashdisk USB kamu sendiri atau media penyimpanan lain yang boleh kamu gunakan. Sebelum pergi, hapus unduhan dan berkas asli kamu dari perangkat lalu tutup peramban, sejauh diizinkan oleh aturan setempat. Penghapusan biasa bukan pemusnahan data yang aman, dan situs ini sendiri tidak menghapus apa pun dari komputer tersebut.
Periksa batas dan berkas yang disimpan
Apakah suatu berkas memenuhi batas ditentukan oleh jumlah bita persis dari berkas yang disimpan, bukan tampilan yang dibulatkan. Satuan juga berpengaruh: 1 MB sama dengan 1.000.000 bita, sedangkan 1 MiB sama dengan 1.048.576 bita.
Jika penerima hanya menyebut “MB”, gunakan 1.000.000 bita per MB, kecuali mereka menetapkan hal lain. Alat kami menyertakan nilai batas itu sendiri dalam perhitungan: berkas dengan tepat 5.000.000 bita memenuhi ketentuan “paling banyak 5 MB”. Jika penerima meminta “di bawah 5 MB”, pilih target yang sedikit lebih rendah. Tidak ada selisih yang selalu tepat untuk semua keadaan.
Cocokkan ketentuan dengan kalkulator batas unggahan
Di periksa ukuran dan batas unggahan, kamu memilih berkas yang sudah disimpan atau memasukkan nilainya secara manual. Kalkulator membaca ukuran persis, mencoba menentukan jumlah halaman pada PDF, dan membandingkan hingga empat ketentuan: ukuran per berkas, ukuran total, jumlah berkas, dan jumlah halaman. Kalkulator tidak mengubah berkas, dan tidak dapat menilai apakah konten serta formatnya akan diterima.
Hasil yang lolos hanya berarti angka-angkanya sesuai dengan ketentuan yang dimasukkan. Penerima yang menentukan apakah portal akan menerima berkas tersebut.
Apa yang harus saya periksa sebelum mengunggah PDF lamaran kerja yang sudah jadi?
- Buka kembali berkas yang diunduh, misalnya di peramban atau program PDF, dan jangan hanya mengandalkan pratinjau dalam alat.
- Telusuri semua halaman: apakah semua dokumen yang diminta sudah lengkap, dan apakah urutannya benar?
- Perbesar bagian penting: angka kecil pada nilai dan tanggal, stempel, tanda tangan, serta tepi halaman.
- Periksa nama berkas: apakah ini benar-benar versi yang ingin kamu unggah, bukan salinan lama dengan tambahan seperti “(1)”?
- Lihat jumlah bita persisnya dan cocokkan dengan semua ketentuan yang berlaku untuk lamaran kamu: per berkas, total, jumlah berkas, dan halaman.
- Unggah berkas yang sudah kamu periksa ini.
Jika mengirim lamaran melalui email, ada pertanyaan tambahan: ukuran PDF yang disimpan tetap sama, tetapi di dalam pesan, lampiran biasanya dikodekan dengan Base64 sehingga membutuhkan lebih banyak bita, ditambah teks dan kepala pesan. Angka mana yang menjadi acuan bergantung pada apa yang dibatasi oleh penyedia email atau penerima kamu. Cara memastikannya dijelaskan dalam periksa pengiriman melalui email dengan benar; ukuran pesan dapat kamu perkirakan dengan kalkulator lampiran email.
Jika lamaran masih terlalu besar
Jika berkas masih terlalu besar setelah beberapa percobaan yang menjaga kualitas, kamu mungkin terpikir untuk menghilangkan satu halaman atau memotong pindaian lebih rapat. Namun, itu menghemat pada bagian yang keliru: dokumen bukti kualifikasi yang tidak lengkap atau stempel yang terpotong akan mengurangi nilai dokumen sebagai bukti.
Bolehkah saya menghapus halaman atau bagian stempel untuk menghemat ruang?
Tidak untuk dokumen bukti yang diminta, baik seluruh halaman maupun stempel, tanda tangan, atau area tepi. Kamu hanya boleh menghapus yang tidak diminta penerima, misalnya dokumen yang sama sekali tidak diwajibkan dalam iklan lowongan atau halaman kosong yang tidak sengaja ikut dipindai. Hapus halaman seperti itu dengan Hapus halaman PDF, sambil menjaga dokumen yang diminta tetap lengkap.
Jika berkas tidak menjadi lebih kecil atau hanya sedikit lebih kecil setelah dikompres, kamu dapat menemukan kemungkinan penyebab dan langkah lanjutan yang sesuai di PDF tidak menjadi lebih kecil.
Tanyakan cara lain yang diizinkan
Jika batas tidak dapat dicapai dengan dokumen yang tetap terbaca dan lengkap, hubungi narahubung dalam iklan lowongan dan tanyakan alternatif yang diperbolehkan, misalnya:
- membagi dokumen ke beberapa berkas atau kolom unggahan
- cara lain di dalam portal atau bentuk pengiriman lain
- tautan yang secara tegas diterima oleh penerima
Kirim arsip ZIP atau tautan berbagi dari layanan penyimpanan awan hanya jika penerima mengizinkannya. Apa pun keadaannya, simpan hasil pemindaian asli dan berkas yang tidak diubah: PDF yang diperkecil adalah salinan untuk lamaran yang satu ini, sedangkan dokumen kamu juga dibutuhkan untuk lamaran berikutnya.
Pertanyaan umum
Apakah ada batas baku, seperti 2 MB atau 5 MB, untuk PDF lamaran?
Tidak ada batas yang berlaku di seluruh Jerman. Nilai seperti 2 MB atau 5 MB sering muncul dalam panduan dan forum, tetapi hanya berlaku jika pemberi kerja menyebutkannya secara tegas. Daftar periksa dokumen lamaran dari Bundesagentur für Arbeit (per Desember 2024) juga menyebut 4 MB hanya sebagai ukuran yang umum dan merujuk pada batas maksimum yang ditentukan pemberi kerja. Jika tidak menemukan keterangan, kamu bisa bertanya kepada narahubung yang disebutkan, alih-alih menebak suatu angka.
Sebaiknya surat lamaran, CV, dan sertifikat digabung menjadi satu PDF?
Hanya jika ketentuan lamaran meminta satu berkas saja atau secara tegas mengizinkan dokumen dikirim dalam satu PDF gabungan. Jika terdapat kolom terpisah untuk surat lamaran, CV, dan lampiran, unggah dokumen secara terpisah.
Bolehkah menghilangkan halaman atau memotong pindai agar lamaran memenuhi batas?
Jika berkas masih terlalu besar setelah beberapa percobaan yang menjaga kualitas, kamu mungkin terpikir untuk menghilangkan satu halaman atau memotong pindaian lebih rapat. Namun, itu menghemat pada bagian yang keliru: dokumen bukti kualifikasi yang tidak lengkap atau stempel yang terpotong akan mengurangi nilai dokumen sebagai bukti.
Tidak untuk dokumen bukti yang diminta, baik seluruh halaman maupun stempel, tanda tangan, atau area tepi. Kamu hanya boleh menghapus yang tidak diminta penerima, misalnya dokumen yang sama sekali tidak diwajibkan dalam iklan lowongan atau halaman kosong yang tidak sengaja ikut dipindai. Hapus halaman seperti itu dengan Hapus halaman PDF, sambil menjaga dokumen yang diminta tetap lengkap.
Bagaimana memastikan PDF tersimpan benar-benar memenuhi batas seperti “5 MB”?
Apakah suatu berkas memenuhi batas ditentukan oleh jumlah bita persis dari berkas yang disimpan, bukan tampilan yang dibulatkan. Satuan juga berpengaruh: 1 MB sama dengan 1.000.000 bita, sedangkan 1 MiB sama dengan 1.048.576 bita.
Jika penerima hanya menyebut “MB”, gunakan 1.000.000 bita per MB, kecuali mereka menetapkan hal lain. Alat kami menyertakan nilai batas itu sendiri dalam perhitungan: berkas dengan tepat 5.000.000 bita memenuhi ketentuan “paling banyak 5 MB”. Jika penerima meminta “di bawah 5 MB”, pilih target yang sedikit lebih rendah. Tidak ada selisih yang selalu tepat untuk semua keadaan.
Sertifikat pindai saya tetap besar setelah kompresi. Apa yang bisa dilakukan?
Kompresor tidak mengubah resolusi pemindaian maupun mode warna, tidak memindai ulang, dan tidak mengenali teks. Jika berkas sumber memang terlalu besar untuk memenuhi batas tersebut, solusinya biasanya ada satu langkah sebelumnya: ekspor ulang dokumen teks langsung sebagai PDF, pindai ulang dokumen bukti kualifikasi, atau gunakan program yang sesuai pada komputer kamu sendiri. Tidak ada satu resolusi yang cocok untuk semua dokumen bukti kualifikasi. Yang menentukan adalah tulisan kecil tetap terbaca dan stempel atau segel berwarna tetap dapat dikenali, termasuk jika warna diperlukan untuk itu. Cara memilih pengaturan yang tepat sejak pemindaian dijelaskan dalam panduan Perkecil PDF hasil pemindaian.