応募書類のPDFを圧縮：書類の完全性と読みやすさを保つ

最初に応募条件を読む

ファイルを変更する前に、求人情報、企業からのメール、応募ポータルにある案内を読んでください。そこには、その応募に適用される条件が記載されており、一つの数値だけでは済まないこともよくあります。作業を始める前に、次の点を控えておきましょう。

• 使用できる形式：PDFのみか、ほかのファイル形式も認められるか
• PDFを一つにまとめる必要があるか、それとも書類ごとにアップロード欄があるなど、添付書類を分ける必要があるか
• ファイルあたりの容量上限
• 全ファイルの合計容量の上限
• アップロードできるファイル数の上限
• ページ数の制限が記載されている場合は、その上限
• 上限の正確な表記。例えばMB、MiB、「5 MB未満」など

これらの制限が同時に適用されることもあります。例えば、ポータルでファイルあたり5 MBまで、さらに最大三ファイルまでと指定される場合があります。すべての条件がそろって初めて、結合と圧縮のどちらが必要か、または両方が必要か、最終結果を何に照らして確認すべきかが分かります。

応募書類のファイルサイズはどこまで認められますか。

ドイツ全国で共通する上限はありません。2 MBや5 MBといった値はガイドやフォーラムでよく見かけますが、雇用主が明示している場合にのみ適用されます。ドイツ連邦雇用庁の応募書類チェックリスト（2024年十二月時点）でも、4 MBは一般的なサイズとして挙げられているだけで、雇用主が示す上限を確認するよう案内されています。記載が見つからない場合は、数値を推測せず、記載された担当者に問い合わせてください。

求められた書類だけを適切な順番でそろえる

求人で求められているものを提出し、必要な書類はそれぞれ欠落のない状態にしてください。三ページある証明書は、サイズを小さくした後も、レターヘッド、日付、スタンプ、署名を含む三ページの証明書のままである必要があります。

雇用主が順番を指定している場合は、その順番に従います。指定がない場合、ドイツ連邦雇用庁のチェックリストでは、証明書やその他の添付書類を重要度順に並べることを推奨しています。ファイルを結合する前に順番を決めておけば、後で組み直す必要がありません。

履歴書と証明書を一つのPDFにまとめるべきですか。

応募時に一つのファイルが求められている場合、または書類を一つのPDFにまとめて提出することが明示的に認められている場合に限ります。カバーレター、履歴書、添付書類に別々の欄がある場合は、書類を個別にアップロードしてください。

結合が必要な場合は、必要に応じて書類を結合できます。少なくとも二つのPDFが必要で、保存前に順番を設定します。元のファイルによっては、その前に別の処理が必要です。

• 撮影またはスキャンしたページがJPGやPNGとして保存されている場合は、先にPDFに変換します。
• 文書作成ソフトで作ったカバーレターや履歴書は、そのソフトから直接PDFとして書き出してください。通常は、スクリーンショットや、一度印刷してスキャンし直したものよりもきれいに仕上がります。ただし、その結果ファイルがどれほどのサイズになるかは、文書によって異なります。
• 対話型の入力欄を持つ記入可能なPDFフォーム、電子署名付きPDF、パスワード保護付きPDFは、結合ツールでは受け付けません。スキャンされた用紙のフォームは、この制限には該当しません。ファイルにコメントやリンクが含まれている場合は通知が表示されるため、保存した結果を特に注意して確認してください。

結合では、元の各ファイルは50 MiBまで、合計で100 MiBまで、結果は最大250ページまでです。スキャンの容量が大きい場合は、結合する前に個別に小さくすることをお勧めします。圧縮ツールも50 MiBまでのファイルしか受け付けないため、結合後のPDFがそれを超えると、圧縮ツールで改めて選択できません。また、個別に処理すれば証明書ごとに確認でき、必要な場合もその一つだけをやり直せます。スキャン一つですでに50 MiBを超えている場合は、どちらのツールでも扱えません。その場合はスキャンし直すか、お使いの機器のスキャンソフトやPDFソフトで、サイズを小さくして保存してください。

結合したファイルを保存したら開き、最初から最後までページを確認してください。順番とページ数は正しく、必要なページがすべてそろっていますか。

スキャンとPDFを適切に圧縮する

応募書類のPDFが特に大きくなる原因は、スキャンと写真です。ページ全体をスキャンまたは撮影したものは、文字しか写っていなくても、大部分が画像データでできています。複数の画像部分を組み合わせた構造になっていたり、以前の文字認識で作られたテキスト層がすでに含まれていたりすることもあります。一方、直接書き出した履歴書には通常、選択可能な実際のテキストが含まれ、挿入された応募用写真は、それ以外は通常のページの上にある一つの画像にすぎません。自分のファイルがどの状態かは、実際に確認するのが一番簡単です。単語を選択できるか、検索で見つかるかを試してください。容量を削減しやすいのは主に画像の多い部分ですが、文字やスタンプが読める範囲に限られます。読みやすさは満たすべき条件であり、数値を達成するために犠牲にするものではありません。

劣化の少ない方法から始めて比較する

1. 応募書類のPDFを圧縮するを開き、「PDFを選択」から、すでに小さくした版ではなく元のファイルを選びます。
2. 「処理方法」で、最初に「ロスレス最適化」を選びます。画像を意図的に変更せず、PDFの内部構造を整理します。
3. 雇用主の上限が分かっている場合は、「目標サイズを設定」にチェックを入れます。その後、クイック選択から2 MBや5 MBなどのプリセットを選ぶか、KB、MB、MiBで独自の値を入力します。処理後に「目標達成」または「目標未達成」が表示されます。
4. 「PDFを圧縮」で開始し、「前の比較ページ」と「次の比較ページ」を使って、「元のファイル」と「結果」をページごとに比較します。評点や日付の小さな数字、スタンプ、署名、ページの端がすべて残っているかに注意してください。
5. 削減量が足りない場合は、再び元のファイルを選び、「バランス重視」を試します。「サイズが小さいファイル」では、画像の細部がさらに失われる可能性があります。比較して、引き続き十分に読める結果になっている場合にのみ使ってください。

この処理で元のファイルは変更されません。処理しても容量が減らない場合は、大きくなったファイルの代わりに元のファイルが返されます。再試行は毎回、元のファイルから始めてください。すでに非可逆圧縮でサイズを小さくしたファイルの画像を再び圧縮すると、さらに細部が失われる可能性があります。

圧縮ツールは、電子署名付き、またはパスワードで暗号化されたPDFを処理しません。一方、スキャンに写っている目に見える署名はページ画像の一部であり、ここでいう電子署名には該当しません。電子署名付きの証明書は、変更せずに提出するか、どのように送付すべきかを受取人に確認するのがよいでしょう。

証明書を読みやすいまま2 MB未満にするには、どうすればよいですか。

2 MBはよく見かける上限ですが、共通のルールではありません。まず、その上限が自分の応募に本当に適用されるかを確認してください。適用される場合は上の手順で進め、比較の際には、どの処理方法から数字やスタンプがぼやけ始めるかを確認します。どのツールも、読みやすさを保ったまま上限内に収められるとは保証できません。どれだけ削減できるかは、スキャンがどのように作られたかによります。

圧縮ツールは、スキャン解像度もカラーモードも変更せず、スキャンし直すことも、文字認識を行うこともありません。元のファイルが上限に対して大きすぎる場合、解決策はたいてい一つ前の工程にあります。テキスト文書をもう一度直接PDFに書き出す、証明書をスキャンし直す、自分のパソコンで適切なソフトを使う、といった方法です。すべての証明書に適した解像度はありません。大切なのは、細かな文字を読めること、色が必要な場合はその色を保ち、色のついたスタンプや印章を識別できることです。スキャン時点での適切な設定については、スキャンしたPDFを圧縮のガイドで説明しています。

公共のパソコンで、インストールせずに使うにはどうすればよいですか。

インストールは不要です。圧縮ツールはブラウザーで動作し、選択したファイルは処理用サーバーにアップロードされず、ブラウザーのメモリー内で処理されます。ただし、図書館やコピーショップのパソコンでページが完全に読み込まれ、動作するかどうかは、その機器の設定によります。

ダウンロードしたファイルは、その後、その共用パソコン上に保存されます。通常はダウンロードフォルダーに入ります。許可されている場合は、自分のUSBメモリーや、使用が認められている別の保存先に保存してください。帰る前に、その場のルールで認められる範囲で、ダウンロードしたファイルと元のファイルを機器から削除し、ブラウザーを閉じてください。通常の削除はデータの安全な消去ではなく、このサイト自体がそのパソコンから何かを削除することもありません。

上限と保存済みファイルを確認する

ファイルが条件を満たすかどうかは、丸めた表示ではなく、保存したファイルの正確なバイト数で決まります。その際は単位が重要です。1 MBは1,000,000バイト、1 MiBは1,048,576バイトです。

受取人が単に「MB」とだけ記載している場合は、別の定義がない限り、MB当たり1,000,000バイトで計算してください。当サイトのツールでは上限値ちょうども含めます。正確に5,000,000バイトのファイルは、「5 MB以下」を満たします。受取人が「5 MB未満」を求めている場合は、少し低い目標を選んでください。常に適切な余裕幅というものはありません。

アップロード上限計算ツールで条件と照合する

サイズとアップロード上限を確認で保存済みファイルを選ぶか、値を手入力します。計算ツールは正確なサイズを読み取り、PDFではページ数の取得も試み、最大四つの条件を比較します。条件は、ファイルあたりのサイズ、合計サイズ、ファイル数、ページ数です。その際にファイルを変更することはなく、内容や形式が受け付けられるかどうかを判断することもできません。

合格という結果は、入力した条件に数値が合っていることだけを意味します。ポータルがそのファイルを受け付けるかどうかは、受取人が決定します。

完成した応募書類のPDFをアップロードする前に、何を確認すべきですか。

1. ツール内のプレビューだけに頼らず、ダウンロードしたファイルをブラウザーやPDFソフトなどで改めて開いてください。
2. 全ページを確認してください。求められた書類がすべて欠落なくそろい、順番も正しいですか。
3. 重要な部分を拡大してください。評点や日付の小さな数字、スタンプ、署名、ページの端などです。
4. ファイル名を確認してください。本当にアップロードしたい版ですか。「(1)」などが付いた古いコピーではありませんか。
5. 正確なバイト数を確認し、応募に適用されるすべての条件、つまりファイルあたりのサイズ、合計サイズ、ファイル数、ページ数と照合してください。
6. 確認したそのファイルをアップロードしてください。

応募書類をメールで送る場合は、別の確認も必要です。保存したPDFのサイズは変わりませんが、添付ファイルはメール内では通常Base64で符号化されるため、バイト数が増え、さらに本文とヘッダーも加わります。どの数値を基準にするかは、メールサービスや受取人が何を制限しているかによります。確認方法はメール送信時の条件を正しく確認するで説明しています。メール全体のサイズは、メール添付ファイルのサイズ計算ツールで見積もれます。

応募書類がまだ大きすぎる場合

劣化を抑える方法を試してもファイルが大きすぎると、ページを一枚省いたり、スキャンの余白をさらに切り詰めたりしたくなるかもしれません。しかし、それでは削減する場所を誤っています。ページの欠けた証明書や、一部が切れたスタンプでは、証明としての価値が損なわれます。

容量を減らすために、ページやスタンプの一部を削除してもよいですか。

提出が求められている証明書では、ページ全体も、スタンプ、署名、端の部分も削除してはいけません。削除できるのは、受取人が求めていないものだけです。例えば、求人情報でそもそも求められていない文書や、誤って一緒にスキャンした白紙ページなどです。そのようなページは、必要な書類を欠落のない状態で保ちながら、PDFのページを削除で取り除けます。

圧縮してもファイルがまったく、またはほとんど小さくならない場合は、PDFのサイズが小さくならないで、考えられる原因と適切な次の対処法を確認できます。

認められる別の提出方法を問い合わせる

読みやすく、欠落のない書類のままでは上限に収まらない場合は、求人情報の担当者に連絡し、認められる代替方法を確認してください。例えば、次のような方法です。

• 書類を複数のファイルやアップロード欄に分ける
• ポータル内の別の手段、または別の提出方法を使う
• 受取人が明示的に認めたリンクを使う

ZIPアーカイブやクラウドサービスの共有リンクは、受取人が認めている場合にのみ送ってください。いずれの場合も、元のスキャンと未変更のファイルは保管してください。サイズを小さくしたPDFは、今回の応募用のコピーです。次の応募でも、自分の書類が必要になります。