हस्ताक्षर और फ़ॉर्म वाली PDF संपीड़ित करें: क्या बदला जा सकता है?

हस्ताक्षर की छवि या डिजिटल हस्ताक्षर?

PDF में हस्ताक्षर शब्द का मतलब तीन अलग-अलग चीज़ें हो सकता है। हाथ से बनाया गया, टाइप किया गया, स्कैन किया गया या छवि के रूप में जोड़ा गया हस्ताक्षर मूल रूप से एक दिखाई देने वाला चिह्न है। इसे बनाने वाले प्रोग्राम के अनुसार यह टेक्स्ट, ग्राफ़िक, छवि या टिप्पणी के रूप में सहेजा जाता है। आम तौर पर केवल देखकर यह पता नहीं चलता कि इसे किस रूप में सहेजा गया है। डिजिटल हस्ताक्षर की पहचान के लिए यह निर्णायक भी नहीं है, क्योंकि यह चिह्न स्वयं प्रमाणपत्र पर आधारित ऐसा हस्ताक्षर नहीं है जिसे आपका PDF प्रोग्राम सत्यापित कर सके। हस्ताक्षर करने के कई टूल ऐसे चिह्न बनाते हैं, जैसे दस्तावेज़ भरने और हस्ताक्षर करने की वह सुविधा जिसका Adobe वर्णन करता है (Adobe: दस्तावेज़ भरें और हस्ताक्षर करें)।

इसके विपरीत, डिजिटल हस्ताक्षर एक डिजिटल ID से बनता है: इसमें एक निजी हस्ताक्षर कुंजी और एक प्रमाणपत्र होता है, जिससे दूसरे लोग हस्ताक्षर सत्यापित कर सकते हैं। यह फ़ाइल की एक विशेषता है, पृष्ठ की छवि की नहीं। Adobe इसमें अनुमोदन हस्ताक्षरों और उन प्रमाणीकरणों के बीच अंतर करता है जो तय करते हैं कि बाद में कौन-से बदलाव किए जा सकते हैं। प्रमाणीकरण दिखाई दे सकता है या पूरी तरह अदृश्य हो सकता है (Adobe: डिजिटल हस्ताक्षरों का परिचय)।

तीसरी स्थिति एक खाली हस्ताक्षर फ़ील्ड है। यह एक फ़ॉर्म फ़ील्ड है, जो बाद में डिजिटल हस्ताक्षर के लिए बनाया गया है, लेकिन उसमें अभी कोई हस्ताक्षर नहीं है। जब तक किसी ने उसमें हस्ताक्षर नहीं किया है, इस फ़ील्ड में ऐसा कुछ नहीं होता जो मान्य या अमान्य हो सके। हालाँकि, यह केवल उस फ़ील्ड पर लागू होता है: यदि फ़ाइल में कहीं और पूरा किया गया हस्ताक्षर या अदृश्य प्रमाणीकरण है, तो वह फिर भी हस्ताक्षरित है और हमारे टूल उसे अस्वीकार कर देंगे।

इसलिए केवल दिखावट से कुछ साबित नहीं होता। हस्ताक्षर की छवि दिखाई देने वाले डिजिटल हस्ताक्षर से इतनी मिलती-जुलती हो सकती है कि अंतर करना मुश्किल हो, और फ़ाइल में किसी दिखाई देने वाले चिह्न के बिना भी प्रमाणीकरण मौजूद हो सकता है। डिजिटल हस्ताक्षर मौजूद और मान्य है या नहीं, यह आपका PDF प्रोग्राम बताता है: हस्ताक्षर सूची खोलें और सत्यापन की स्थिति, प्रमाणपत्र के गुण और, जहाँ मौजूद हो, टाइमस्टैम्प पढ़ें (Adobe: डिजिटल हस्ताक्षर सत्यापित करें)।

इस तरह स्कैन किया गया हस्ताक्षर डिजिटल हस्ताक्षर नहीं है, भले ही वह दस्तावेज़ के नीचे सही जगह पर हो। वह यह दिखाता है कि हस्ताक्षर किस रूप में किया गया, लेकिन न तो व्यक्ति की पहचान साबित करता है और न यह कि उसके बाद से सामग्री बदली नहीं गई है।

हमारा टूल हस्ताक्षरित फ़ाइलें अस्वीकार क्यों करता है

डिजिटल हस्ताक्षर फ़ाइल के सटीक रूप से निर्धारित बाइट हिस्सों से संबंधित होता है। संपीड़न के दौरान ऑब्जेक्ट और डेटा स्ट्रीम का क्रम बदला जाता है और उन्हें दोबारा लिखा जाता है। इसलिए यह प्रक्रिया सुनिश्चित नहीं कर सकती कि उसके बाद भी हस्ताक्षर उन बाइट से मेल खाएगा जिन पर मूल रूप से हस्ताक्षर किया गया था। हस्ताक्षरित PDF को फिर भी दोबारा लिखने के बजाय, कंप्रेसर संसाधन से पहले फ़ाइल की संरचना जाँचता है और हस्ताक्षर के संकेत मिलते ही फ़ाइल अस्वीकार कर देता है।

तो क्या संपीड़न के बाद आपका डिजिटल हस्ताक्षर मान्य रहेगा? यहाँ इसका कोई आश्वासन नहीं दिया जाता, और इसी कारण हस्ताक्षरित फ़ाइल को संपीड़ित ही नहीं किया जाता। कुछ प्रोग्राम हस्ताक्षर करने के बाद कुछ निश्चित बदलावों की अनुमति देते हैं, जैसे जब कोई प्रमाणीकरण उनकी स्पष्ट अनुमति देता हो। संपीड़न के दौरान होने वाले फ़ाइल के पूर्ण पुनर्लेखन के बाद हस्ताक्षर की वैधता बनाए रखने का आश्वासन यह प्रक्रिया नहीं दे सकती।

किन कारणों से फ़ाइल अस्वीकार होती है

• हस्ताक्षर फ़ील्ड में किया गया हस्ताक्षर, भले ही फ़ील्ड को उसका प्रकार किसी ऊपरी स्तर के फ़ील्ड से विरासत में मिला हो
• हस्ताक्षर ऑब्जेक्ट और हस्ताक्षरित बाइट हिस्से, भले ही फ़ाइल में वैकल्पिक पहचान चिह्न मौजूद न हों
• प्रमाणीकरण और विस्तारित उपयोग अधिकारों वाले हस्ताक्षर, जो बाद के बदलावों को नियंत्रित करते हैं
• एन्क्रिप्ट की गई या पासवर्ड से सुरक्षित PDF
• ऐसी फ़ाइलें जिनकी संरचना पढ़ते समय ही चेतावनियाँ उत्पन्न करती है

फ़ाइल का अस्वीकार होना यह नहीं बताता कि आपका हस्ताक्षर मान्य, भरोसेमंद या कानूनी रूप से पर्याप्त है या नहीं। टूल न तो प्रमाणपत्र जाँचता है और न उनके निरस्तीकरण की स्थिति; वह केवल यह पहचानता है कि फ़ाइल में हस्ताक्षर के संकेत हैं। इस दौरान आपकी चुनी हुई फ़ाइल न बदली जाती है और न उसके ऊपर लिखा जाता है, और जानबूझकर इस जाँच को दरकिनार करने का कोई विकल्प नहीं दिया गया है। अन्य सीमाएँ क्या हैं और टूल आपकी फ़ाइलों को कैसे संभालते हैं, यह संसाधन से पहले दस्तावेज़ की सीमाएँ जाँचें में बताया गया है।

दोबारा प्रयास करने से पहले संक्षिप्त जाँच करें

• अपने PDF प्रोग्राम में मूल फ़ाइल खोलें और हस्ताक्षर सूची में देखें कि कोई हस्ताक्षर या प्रमाणीकरण दर्ज है या नहीं।
• यदि वहाँ हस्ताक्षर दर्ज है, तो फ़ाइल का अस्वीकार होना अपेक्षित है। आगे बढ़ने के लिए बिना हस्ताक्षर वाला संस्करण इस्तेमाल करें, जैसा कि अंतिम अनुभाग में बताया गया है।
• यदि फ़ाइल एन्क्रिप्ट की गई है, तो उसे बनाने वाले व्यक्ति या संस्था से ऐसी प्रति लेनी होगी जिस पर एन्क्रिप्शन या पासवर्ड सुरक्षा न हो। टूल फ़ाइलों की सुरक्षा नहीं हटाता।
• यदि आपको पता है कि दस्तावेज़ हस्ताक्षरित है और फिर भी टूल उसे अस्वीकार नहीं करता, तो उसे संसाधित न करें। XFA फ़ॉर्म में XML हस्ताक्षर स्पष्ट रूप से जाँची जाने वाली विशेषताओं में शामिल नहीं हैं।

फ़ॉर्म: कंप्रेसर और पृष्ठ संबंधी टूल की सीमाएँ अलग हैं

भरने योग्य फ़ॉर्म में केवल वही नहीं होता जो पृष्ठ पर दिखाई देता है। हर फ़ील्ड के पीछे नाम, मान और दिखावट जैसी जानकारी सहेजी होती है, और अक्सर प्रारूप संबंधी नियम, गणनाएँ या स्क्रिप्ट भी होती हैं। पारंपरिक PDF फ़ॉर्म को AcroForm कहा जाता है। XFA एक अन्य फ़ॉर्म प्रारूप है, जो XML पर आधारित है।

कंप्रेसर ऑब्जेक्ट और डेटा स्ट्रीम को अनुकूलित करता है और इस दौरान पृष्ठों तथा फ़ील्ड को दस्तावेज़ में रहने देता है। इस तरह सामान्य फ़ॉर्म फ़ील्ड, लिंक और टैग बने रह सकते हैं। घटे हुए आकार वाला संस्करण तभी स्वीकार्य होता है जब वह स्वचालित संरचना जाँच में सफल हो और उसमें पृष्ठों, फ़ॉर्म फ़ील्ड और लिंक की संख्या मूल के समान हो। इसके अलावा, यदि मूल में टैग संरचना है, तो घटे हुए आकार वाले संस्करण में भी होनी चाहिए, और यदि मूल में नहीं है, तो उसमें भी नहीं होनी चाहिए।

पृष्ठ संबंधी टूल अलग तरह से काम करते हैं। जोड़ना, विभाजित करना, पृष्ठ हटाना और घुमाना पृष्ठों को एक नई PDF फ़ाइल में ले जाते हैं। इसके विपरीत, JPG या PNG के रूप में निर्यात पृष्ठों से छवियाँ बनाता है; उनमें केवल पिक्सेल होते हैं, संपादन योग्य फ़ील्ड या दस्तावेज़ की अन्य सुविधाएँ नहीं। लेकिन फ़ॉर्म फ़ील्ड पूरे दस्तावेज़ से जुड़े होते हैं, केवल किसी एक पृष्ठ से नहीं। इसलिए ये सभी टूल सावधानी के तौर पर इंटरैक्टिव फ़ॉर्म फ़ील्ड या XFA वाली हर PDF को अस्वीकार कर देते हैं, भले ही उसमें एकमात्र फ़ील्ड खाली हस्ताक्षर फ़ील्ड हो।

इसीलिए एक ही फ़ॉर्म कंप्रेसर में स्वीकार किया जा सकता है और विभाजित करते समय अस्वीकार हो सकता है। टूल अलग-अलग काम करते हैं, इसलिए उनके नियम भी अलग हैं। यही बात खाली हस्ताक्षर फ़ील्ड वाली PDF पर भी लागू होती है: यदि कोई अन्य बाधा न हो, तो उसका आकार घटाया जा सकता है, लेकिन विभाजित करने या जोड़ने जैसे पृष्ठ संबंधी काम नहीं किए जा सकते।

कंप्रेसर की स्वचालित तुलना फ़ील्ड और लिंक की गिनती करती है, उन्हें चलाकर नहीं देखती। संख्या समान होने का मतलब यह नहीं है कि गणनाएँ, प्रारूप संबंधी नियम, फ़ील्ड की क्रियाएँ, स्क्रिप्ट या लिंक के गंतव्य पहले की तरह काम करते हैं। XFA फ़ॉर्म और स्क्रिप्ट के लिए कोई अलग कार्यक्षमता जाँच नहीं है। सहेजने के बाद आपको स्वयं क्या जाँचना चाहिए, यह अगले अनुभाग में बताया गया है।

वैसे, किसी टूल के फ़ाइल अस्वीकार करने से पहले ही पूर्वावलोकन आपकी फ़ाइल दिखा सकता है। इसलिए सफल पूर्वावलोकन का मतलब यह नहीं है कि चुनी हुई प्रक्रिया फ़ाइल को स्वीकार करेगी।

स्थिर सामग्री में बदलना सुविधाओं को बिना किसी बदलाव के बनाए रखना नहीं है

फ़्लैटन करने की प्रक्रिया में, जिसे अक्सर रिड्यूस करना या Flatten भी कहा जाता है, फ़ील्ड और टिप्पणियों की दिखाई देने वाली आकृति पृष्ठ की सामग्री में शामिल कर दी जाती है (QPDF दस्तावेज़ीकरण)। इसके बाद फ़ील्ड संपादित नहीं किए जा सकते: जो पृष्ठ केवल भरा हुआ दिखाई देता है, वह अब इंटरैक्टिव फ़ॉर्म नहीं रहता। बाद में वह पहले जैसा ही दिखता है या नहीं, यह प्रोग्राम, उसकी सेटिंग और फ़ॉर्म पर निर्भर करता है, इसलिए इसे सहेजी गई फ़ाइल में जाँचें। हमारे टूल फ़ील्ड को स्वचालित रूप से स्थिर सामग्री में नहीं बदलते। कुछ प्रक्रियाएँ फ़्लैटन करने और संपीड़न को एक साथ करती हैं। उस स्थिति में यह एक अतिरिक्त रूपांतरण है, जो जानबूझकर फ़ाइल की कार्यक्षमता बदलता है, न कि आकार घटाने का कोई अदृश्य सहप्रभाव।

कार्यक्षमता की जाँच के लिए केवल दिखावट पर्याप्त नहीं है

पृष्ठ का पूर्वावलोकन दिखाता है कि पृष्ठ कैसा दिखाई देता है। यह नहीं बताता कि फ़ील्ड अब भी गणना करते हैं या नहीं, कोई लिंक अपने गंतव्य तक ले जाता है या नहीं, स्क्रीन रीडर के लिए पढ़ने का क्रम सही है या नहीं, या कोई हस्ताक्षर मान्य है या नहीं। स्वचालित संरचना जाँच की भी सीमाएँ हैं: वह फ़ाइल का सिंटैक्स और बनावट जाँचती है, लेकिन उसके दस्तावेज़ीकरण के अनुसार यह सुनिश्चित नहीं करती कि सभी सामग्री पूरी तरह PDF विनिर्देश के अनुरूप है (QPDF दस्तावेज़ीकरण)। इसके अलावा, टैग मौजूद होने से ही यह साबित नहीं होता कि पढ़ने का क्रम अर्थपूर्ण है।

तो क्या पूर्वावलोकन PDF/A या PDF/UA के अनुरूप होने का प्रमाण है? नहीं। न पूर्वावलोकन और न स्वचालित तुलना यह पुष्टि करती है कि फ़ाइल किसी अभिलेखीकरण या सुलभता मानक को पूरा करती है। यदि मानक के अनुरूप होना आवश्यक है, तो सहेजी गई फ़ाइल को विशेष रूप से इसी काम के लिए बने सत्यापन टूल से जाँचें।

सहेजी गई प्रति ऐसे जाँचें

1. परिणाम को नई फ़ाइल के रूप में सहेजें और मूल को सुरक्षित रखें।
2. सहेजी गई फ़ाइल उस प्रोग्राम में खोलें जिसमें आप या आपका प्राप्तकर्ता आगे उसका इस्तेमाल करेंगे, केवल इस वेबसाइट के पूर्वावलोकन में नहीं।
3. अपनी ज़रूरत के सभी पृष्ठ देखें और महत्वपूर्ण हिस्सों की मूल से तुलना करें।
4. यदि मूल में खोजने योग्य टेक्स्ट था, तो प्रति में ऐसा शब्द खोजें जो निश्चित रूप से उसमें मौजूद हो और एक छोटा अंश कॉपी करें। केवल छवि वाले स्कैन का आकार घटाने से उसमें खोजने योग्य टेक्स्ट नहीं जुड़ता।
5. फ़ॉर्म में परीक्षण के लिए किसी फ़ील्ड को बदलें, अलग प्रति सहेजें, उसे दोबारा खोलें और महत्वपूर्ण गणनाएँ या क्रियाएँ चलाएँ।
6. महत्वपूर्ण लिंक पर क्लिक करें और जाँचें कि वे सही गंतव्य पर ले जाते हैं या नहीं।
7. यदि PDF/A या PDF/UA आवश्यक है, तो उपयुक्त सत्यापन टूल से फ़ाइल जाँचें।

आकार घटाने के बाद छवि की गुणवत्ता और दस्तावेज़ की सुविधाओं की व्यवस्थित तुलना कैसे करें, यह दिखावट और सुविधाओं की तुलना करें मार्गदर्शिका में बताया गया है।

मूल की उपयुक्त प्रति और अधिकृत प्रक्रिया का इस्तेमाल करें

एक आम स्थिति: कोई पोर्टल केवल एक निश्चित आकार तक की फ़ाइलें स्वीकार करता है, लेकिन आपकी PDF पर पहले ही डिजिटल हस्ताक्षर हो चुका है। ऐसे में PDF के रूप में प्रिंट करना, स्क्रीनशॉट लेना या पृष्ठों को छवियों में बदलना समाधान जैसा लग सकता है। लेकिन इनसे एक नई फ़ाइल बनती है, जिसमें हस्ताक्षर अधिकतम एक छवि के रूप में ही दिखाई देता है। मूल का डिजिटल हस्ताक्षर इस नई फ़ाइल का हिस्सा नहीं होता, भले ही स्याही अब भी दिखाई देती हो।

ज़रूरी बदलावों के लिए Adobe दस्तावेज़ बनाने वाले व्यक्ति या संस्था से बिना हस्ताक्षर वाला मूल संस्करण या स्रोत फ़ाइल लेने की सलाह देता है और हस्ताक्षर करने से पहले बिना हस्ताक्षर वाली बैकअप प्रति सुरक्षित रखने की सिफ़ारिश करता है (Adobe: हस्ताक्षरित PDF की सीमाएँ)। इससे एक उपयोगी क्रम सामने आता है: पहले आकार तैयार करें, फिर हस्ताक्षर करें।

1. हस्ताक्षरित फ़ाइल को बिना बदले सुरक्षित रखें। वह इस बात का प्रमाण बनी रहती है कि किस सामग्री पर हस्ताक्षर किया गया था।
2. दस्तावेज़ बनाने या उस पर हस्ताक्षर करने वाले व्यक्ति या संस्था से बिना हस्ताक्षर वाला संस्करण या स्रोत फ़ाइल माँगें।
3. इस संस्करण का आकार घटाएँ और ऊपर बताए अनुसार सहेजी गई प्रति जाँचें। सीधे ब्राउज़र में यह काम यहाँ कर सकते हैं: समर्थित बिना हस्ताक्षर वाली PDF संपीड़ित करें।
4. घटे हुए आकार वाले, अभी बिना हस्ताक्षर के संस्करण को बैकअप के रूप में सुरक्षित रखें।
5. निर्धारित हस्ताक्षर प्रक्रिया से घटे हुए आकार वाले संस्करण पर हस्ताक्षर करवाएँ और उसके बाद हस्ताक्षर सूची में सत्यापन की स्थिति जाँचें।

यह क्रम एक व्यावहारिक तरीका है, कानूनी सलाह या वैधता का आश्वासन नहीं। नए हस्ताक्षर वाली फ़ाइल आपके प्राप्तकर्ता की आवश्यकताओं को पूरा करती है या नहीं, यह हस्ताक्षर प्रक्रिया और प्राप्तकर्ता तय करते हैं।

यदि बिना हस्ताक्षर वाला संस्करण उपलब्ध नहीं है, तो प्राप्तकर्ता से भेजने के किसी अन्य तरीके के बारे में पूछें। आपकी फ़ाइलें वास्तव में बताई गई सीमाओं से अधिक हैं या नहीं, इसकी गणना आप पहले अपलोड सीमाएँ जाँचें से कर सकते हैं। ईमेल में अटैचमेंट के बजाय लिंक देना उपयुक्त है या नहीं, यह ईमेल के लिए PDF का आकार घटाएँ मार्गदर्शिका में बताया गया है।